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光明新闻传播学院公文办理暂行办法

王占芳发布时间:2014-10-28

为规范光明新闻传播学院公文管理流程,提高院务工作效率,特制定本办法。

第一条本办法中的公文办理,包括对校外、学校党政领导、校内相关部处的报告、文件、通知、邀请函等公文的收发,以及学院内部通知等公文的发放等。

第二条公文办理的统筹协调由学院综合办公室负责日常工作的主任负责,学院行政秘书协助,各行政工作人员依各自岗位职责做好相应文件的收发和存档。

第三条校外、学校党政领导、校内相关部处发来的公文,由学院综合办公室各归口工作人员负责签收,办公室主任依公文性质签报主管院领导阅处。主管院领导在文件上签署处理意见,综合办公室按意见执行,并对执行情况进行督办。

第四条学院内部请示、报告等公文,由综合办公室各归口工作人员汇总并签报主管院领导阅处。

第五条学院对外行文一般应由学院综合办公室各归口工作人员(或学院其它部门工作人员)负责起草,经综合办公室汇总并报主管院领导签发,涉及重大事项的公文需经院长办公会讨论通过后由主管院领导签发。

第六条学院综合办公室负责对院内外发文的制作、用印及报送、发布工作,办公室工作人员应填写发文登记表并存档。

第七条学院公文办理人员应当遵守职业道德、工作纪律和保密纪律,不得扣押文件不报,不得泄露秘密文件内容或私自销毁文件。

第八条学院综合办公室应定期做好文件整理、分类、归档工作。

第九条本暂行办法自院长办公会通过之日起施行,由学院综合办公室负责解释。

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1.光明新闻传播学院对外行文规范

光明新闻传播学院对外行文由各归口工作人员负责制作,用正式文件纸打印,并报主管院领导签发。主管院领导签发后,各归口工作人员应填写发文登记表,然后按程序上报并做好后续跟进及存档。其中,学院印章管理人员需确认文件经院长审定后,方可用印。

此外,给校领导的请示报告还需填写《中国政法大学报请单》。报请单中的紧急程度、时间、报请部门(应填写“光明新闻传播学院”)、标题、请示部门意见(请***校领导阅示)、主送及抄送等项,由各归口工作人员进行填写,并由学院综合办公室负责日常工作的主任统一收集报给校办。

2.光明新闻传播学院院内行文规范

学院公文办理遵循综合办公室依职能分工专人对口对接的原则。校外、学校党政领导、校内相关部处发来的公文(含纸质文件、网上通知、电话通知、会上通知、学校办公系统发文、校外来函及邮件等),由学院综合办公室归口工作人员签收并负责填写《中国政法大学光明新闻传播学院公文办理单》,报综合办公室主任签署综合办公室意见后,再依公文性质报主管院领导。主管院领导在文件上签署处理意见并由综合办公室对意见执行情况进行督办。归口工作人员还负责及时从中国政法大学行政办公系统及学院公共邮箱(cuplsc@163.com)查收相关文件,并提醒主管院领导登陆行政办公系统进行查阅。

综合办公室人员归口对接情况具体为:

副主任:负责对接学校办公室、信息化建设办公室,其中学校机要室发文根据文件性质由归口秘书办理。

本科生教务秘书:负责对接教务处、工会、校友办。

科研秘书(兼研究生教务秘书):负责对接科研处、研究生院、发展规划与学科建设处。

人事秘书:负责对接人事处。

党务秘书:负责对接党委组织部、党委统战部、党委宣传部、纪委。

外事秘书:负责对接国际交流与合作处。

行政秘书:负责对接开放教育管理办公室、基建处、后勤办、保卫处,以及学院各研究所、实验室、综合办公室等部门。

会计:负责对接财务处、审计处。

其中,《中国政法大学光明新闻传播学院公文办理单》中的“学院领导批示”一栏,若院领导不能面签,需由工作人员在办理单上记录批示意见,并注明“某年某月某日某时,通过电话/邮件/短信请示,记录人:***”。由相关工作人员督促文件的执行情况、记录办理结果并存档。

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